Banyak contoh formulir internal dan perusahaan dapat dilihat pada halaman ini, baik itu formulir internal maupun formulir eksternal. Formulir perusahaan dibuat umumnya untuk mengumpulkan data ataupun informasi di dalam maupun di luar perusahaan. Berdasarkan ruang lingkup penggunaan formulir dibedakan menjadi 2 yaitu formulir internal dan formulir eksternal.
Daftar Isi :
1. Apa saja yang termasuk formulir ?
2. Tujuan formulir dibuat
3. Cara membuat formulir
4. Jenis formulir perusahaan
5. Contoh formulir internal
6. Contoh formulir eksternal
7. Percetakan formulir perusahaan
Formulir perusahaan adalah dokumen dirancang dan dibuat untuk mengumpulkan data atau informasi dalam sebuah perusahaan baik itu formulir perusahaan dipakai di dalam lingkungan perusahaan atau disebut formulir internal maupun formulir digunakan untuk antar perusahaan atau formulir ekternal.
Disebut sebuah formulir mempunyai ciri – ciri yaitu adanya kolom isian yang harus diisi sesuai dengan judul kolom pada formulir tersebut.
Setelah semua kolom isian diisi umumnya ditanda tangani oleh pembuat, disetujui atasan pembuat dan seterusnya.
Formulir dibuat untuk mengumpulkan informasi ataupun berdasarkan isian pada formulir tersebut. Informasi yang dikumpulkan dari formulir perusahaan dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti:
- Monitor hasil produksi dan membandingkan dengan target.
- Monitor tingkat kerusakan untuk dicari penyebab dan penyelesaiannya.
- Monitor jumlah pengiriman hasil produksi, dll.
Formulir perusahaan harus diisi dengan lengkap dan akurat untuk memastikan bahwa perusahaan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Dalam merancang sebuah formulir perlu diperhatikan item – item apa saja yang akan dicantumkan dalam formulir tersebut. Item – item dalam formulir dapat dirancang sendiri atau melalui rapat internal untuk membahas rancangan formulir tersebut.
Setelah dirasa lengkap informasi ataupun data yang ingin dikumpulkan maka mulailah merancang formulir.
Bagian atas sebelah kiri umumnya logo dan atau nama perusahaan beserta atau tanpa alamat perusahaan. Bagian atas tengah adalah judul atau nama formulir dicetak lebih besar dan lebih tebal dari tulisan lainnya. Bagian kanan atas diisi tanggal, nomor formulir atau lainnya. Bagian bawahnya adalah kolom – kolom isian data dan informasi yang akan dikumpulkan. Bagian bawah berisi catatan, nama dan tanda tangan pembuat, nama dan tanda tangan persetujuan.
Apabila formulir tersebut perlu didistribusikan ke beberapa bagian, maka perlu dirancang dengan beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan.
Formulir perusahaan menurut jenis dan penggunaannya terdapat 2 jenis formulir. Formulir internal yaitu formulir yang digunakan di lingkup perusahaan itu sendiri, misalnya formulir dari bagian A ke bagian B dan sebagainya.
Dalam sebuah bagian atau departemen pada perusahaan besar bisa juga terdiri dari beberapa seksi. Bagian HRD terdiri dari seksi Personalia, General Affair, Legal,dll. Contoh lain bagian Produksi terdiri dari seksi Part Supply, Produksi, Inspection, Packing, dll. Begitu juga dengan bagian – bagian lainnya, bisa terdiri dari beberapa seksi.
Formulir eksternal yaitu formulir yang digunakan dilingkup antar perusahaan atau ke instansi lainnya, misalnya formulir digunakan untuk customer survey, surat jalan, surat return material ke supplier dan sebagainya.
Seperti penjelasan di atas mengenai formulir internal perusahaan contohnya antara lain formulir dari bagian produksi ke bagian gudang. Penggunaannya antara lain formulir untuk pengambilan barang dari bagian gudang ke bagian produksi atau sebaliknya yaitu formulir pengiriman barang dari bagian produksi ke bagian gudang.
Seperti penjelasan di atas mengenai formulir internal perusahaan contohnya antara lain formulir dari bagian produksi ke bagian gudang. Penggunaannya antara lain formulir untuk pengambilan barang dari bagian gudang ke bagian produksi atau sebaliknya yaitu formulir pengiriman barang dari bagian produksi ke bagian gudang.
Contoh lain formulir internal digunakan dari bagian HRD ke bagian produksi seperti permintaan karyawan baru, permohonan cuti, permohonan lembur, dll. Beberapa perusahaan menerapkan formulir ini namun ada juga yang tidak tergantung dari sistem dari perusahaan masing – masing.
Seperti penjelasan di atas mengenai formulir eksternal perusahaan contohnya formulir digunakan dari perusahaan ke perusahaan lain seperti formulir surat jalan untuk pengiriman barang ke pelanggan, formulir surat laporan jumlah karyawan ke departemen tenaga kerja, formulir pemberitahuan ke perusahaan terkait, dll.
Selain formulir perusahaan dapat dicetak mandiri oleh setiap perusahaan, terdapat beberapa formulir perlu dicetak masal karena kebutuhannya banyak. Untuk menghemat biaya cetak, perusahaan umumnya menggunakan jasa dari luar seperti Perecetakan.
Percetakan formulir internal dan eksternal dapat dikerjakan oleh percetakan Rijick Cipta. Desain sebuah formulir perusahaan dapat disiapkan oleh perusahaan pemesan atau bisa juga didesain oleh percetakan Rijick Cipta.
Untuk formulir yang didesain oleh percetakan Rijick Cipta, sebelum dicetak masal maka akan dilakukan proses approval dari sebuah desain. Setelah desain dibuat dan disetujui selanjutnya akan dibuatkan perintah cetak berupa Purchase Order atau PO atau dalam bentuk dokumen lain.
Percetakan menerima soft copy desain sebuat formulir atau bisa juga berupa draft desain formulir selanjutnya akan dibuat desain sesuai informasi diterima.
Detil informasi pada tahap desain formulir ini antar lain : jenis bahan kertas, warna cetakan, jumlah rangkap, warna setiap rangkap, ukuran kertas, dll.
Tahap berikutnya adalah mendesain formulir sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Desain formulir harus mencakup informasi yang diperlukan, seperti nama formulir, kolom-kolom yang dibutuhkan, dan logo perusahaan atau organisasi.
Tahap berikutnya yaitu pencetakan formulir. Cetakan formulir dapat dibuat dengan berbagai metode, seperti pencetakan offset, pencetakan digital, atau pencetakan sablon.
Dasar dari proses cetak formulir yaitu Purchase Order atau PO atau dokumen lain yang menyatakan perintah cetak seperti WA, SMS, atau lainnya.
Tahap terakhir yaitu finishing. Finishing disini maksudnya adalah setelah formulir dicetak selanjutnya mau diapakan, misalnya dijilid atau dibuat buku, dipotong menjadi beberapa bagian, pelipatan, perforasi, dll.
Setelah tahap finishing selesai kemudian dipacking lalu dikirimkan ke pelanggan tentunya dengan salah satu contoh formulir eksternal yaitu surat jalan dan invoice.
Setelah tahap finishing selesai kemudian dipacking lalu dikirimkan ke pelanggan tentunya dengan salah satu contoh formulir eksternal yaitu surat jalan dan invoice.
